Es importante tener claro como escritor de cartas comerciales entre otras conocer cuantos párrafos son apropiados estéticamente para presentar una Carta Comercial.
Dirección del remitente y fecha
Una carta comercial que siga las directrices de estilo de la APA se iniciará con la dirección del remitente. Si estás escribiendo en un papel que incluye tu membrete profesional, puedes saltarte este paso. Si la carta no incluye una cabecera, coloca la dirección a la cabeza de la carta, una línea por encima de la fecha. No es necesario que digas tu nombre hasta el final de la carta. La fecha, colocada una línea por debajo de tu dirección, debe ser del día en que la letra fue compuesta. Anota la fecha, incluido el día, el mes y el año. La fecha debe estar situada 2 pulgadas (5 cm) por debajo de la parte superior de la página, y puede estar ya sea a la izquierda o al centro de la página.
Dirección interior y saludo
La dirección dentro de una carta comercial es la dirección del destinatario. Esta dirección comienza una pulgada (2,5 cm) por debajo de la fecha y debe estar justificada a la izquierda. Ésta incluye el nombre de la persona a la que te diriges. No te olvides de incluir el título de la persona, como señorita, señora, señor o Dr. seguido del nombre con dos puntos. Dirige la carta "A quien pueda interesar" si no estás seguro del nombre del destinatario.
Cuerpo
El cuerpo de la carta comercial contiene el contenido principal de ésta. Utiliza el espacio correcto para hacer tus declaraciones legibles. Comienza el cuerpo con un espacio debajo de la salutación de tu carta. El cuerpo debe tener un espacio e incluir un espacio entre los párrafos. El primer párrafo debe incluir un inicio amable y declarar tu propósito de manera clara y concisa. Desarrolla tu idea a través de los siguientes párrafos. Concluye reiterando tu propósito y haz cualquier petición que puedas tener.
Cierre y adjunto
Termina la carta con un cierre. El cierre comienza con una línea debajo del cuerpo de la carta y debe concordar con la fecha. Deja cuatro líneas en blanco entre el cierre y tu nombre. Este espacio permite que pongas tu firma a la carta. Es posible que desees incluir adjuntos. Indica la presencia de ellos simplemente escribiendo "Adjunto" una línea por debajo de tu cierre. Si alguien más escribió la carta, suelen colocarse las iniciales del mecanógrafo, pero esto debe ser omitido si tu has escrito la carta.
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ELABORACIÓN CARTA COMERCIAL¨
Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado ... puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.
La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo.
TRABAJO
CARTA COMERCIAL
Concepto de carta comercial
La carta comercial es un documento privado, escrito y formal, que tiene uso en el tráfico comercial con el objetivo de mantener comunicación interempresarial con otros comercios para realizar por ejemplo campañas conjuntas de publicidad u otras estrategias de marketing; con los proveedores, para solicitarles productos o pedirles nuevos plazos de pago u otras facilidades, o elevar una queja por retardo de cumplimiento o algún defecto en la entrega; con la clientela, para ofrecerles beneficios, requerir cuotas adeudadas, recordarles vencimientos; con el público en general, para que conozcan la calidad de sus productos o su buena atención, o sus ofertas o sus servicios de post venta.
Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redacción, tener a disposición documentación respaldatoria si se trata de una queja, y adjuntarla para corroborar lo dicho, haciendo referencia de ello en el cuerpo del escrito (“tal como lo pruebo con la documentación adjunta”) y adecuar el tono al contenido. La carta será más protocolar cuando se trate de realizar un reclamo, y será más afectuosa si realizamos una oferta, aunque no debe abusarse de la confianza en el modo de redacción, ya que siempre debe ser respetuosa.
Es conveniente realizar un borrador y luego revisarlo. En general las empresas grandes cuentan con sectores de marketing para esta tarea. Se usa una letra de tamañomedio, con separación en párrafos, no demasiado extensa ni tampoco tan corta, destacando con negrita lo más relevante, usando un lenguaje refinado pero de fácil lectura y comprensión, cuidando la ortografía y la puntuación. Como todo escrito formal, debe comenzar con el encabezamiento, que debe contener los datos de la empresa, utilizándose en general papel con el membrete impreso de la empresa, conteniendo la fecha, el destinatario ya sea individualizado o general y la presentación; el cuerpo donde conste el objetivo; y el cierre, con una despedida formal y la firma del responsable de la empresa, con sello o aclaratoria
Las cartas comerciales son redactadas y presentadas de las más variadas formas, de acuerdo a las necesidades de las empresas y el sentido estético de quien las redacta.
Sin embargo, todas en su disposición, presentan elementos comunes, que nos permiten señalar que las cartas comerciales constan de tres partes principales:
ENCABEZAMIENTO
1.- Membrete: Es la identificación de la Empresa emisora. Se escribe en la parte superior de la carta. Señala la razón social, el giro comercial, el domicilio, el teléfono, el fax y correo electrónico. Se utiliza además, con fines publicitarios.
2.- Lugar y Fecha: La anotación de estos datos es muy importante desde el punto de vista cronológico y geográfico para la clasificación y archivo de la correspondencia. Se ubica hacia la derecha.
3.- Referencia: Es la síntesis del contenido de la carta, que permite orientar al receptor sobre el asunto que trata la misiva, se escribe debajo de la fecha.
4.- Dirección interior: Es la señalización del nombre del receptor, su domicilio y destino. Se ubica en el margen superior, a continuación de la referencia.
5.- Vocativo: Es la palabra o frase de saludo que sirve para llamar la atención del receptor, que varía según el tono en qué esté redactada la carta. Se escribe más abajo de la dirección interior y a continuación dos puntos :.
TEXTO O CUERPO
6.- El mensaje: Es la idea o argumentación que debe exponerse en forma ordenada y clara que permita al receptor entender una sola interpretación. Es conveniente iniciar el mensaje entregando algunos antecedentes que permitan a quien lee la carta, comprenderla fácilmente. Si la carta es de respuesta, empezaremos acusando recibo de la que vamos a contestar; si es de reclamación por mercaderías, iniciaremos el texto, comunicando el recibo de dichas mercaderías.
Cualquiera sea la importancia de la carta comercial, es conveniente dejar una copia de ella. Las palabras o frases de especial relevancia, se pueden subrayar o ennegrecer para llamar la atención. No es conveniente abusar de esta modalidad .
FINAL O CIERRE
7.- Salutación: Es la expresión breve de despedida.
8.- Firma: Es el nombre, cargo y firma de la persona emisora. Cuando el remitente no puede firmar la correspondencia, autoriza a otra persona para que firme, en este caso se antepone al nombre del remitente la letra "p" o "pp" (por poder).
9.- Iniciales de responsabilidad: Son las iniciales en mayúsculas del redactor y en minúsculas de la persona que digitó la carta.
10.- Inclusos: Es la indicación de los documentos que se adjuntan a la carta.
11.- Con copia: Es la información de las copias enviadas, a otras personas o departamentos.
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